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Case history

Regione FVG
2012-04-27

La regione FVG sotto il patrocinio del Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione aveva l’esigenza di implementare una piattaforma che renda concreta la dematerializzazione della Pubblica Amministrazione.

La regione FVG sotto il patrocinio del Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione aveva l’esigenza di implementare una piattaforma che renda concreta la dematerializzazione della Pubblica Amministrazione.

La richiesta si configura nella dematerializzazione cartacea dell’Archivio del Personale e nella gestione di tutti i processi documentali che riguardano tale ambito.

La soluzione

Per il problema in oggetto è stata scelta una soluzione basata su Share Point 2007 implementando al suo interno tanto la fascicolazione dei documenti relativi all’Archivio quanto le procedure di worklfow legate alle richieste di distribuzione documentale interna.

La gestione elettronica configurata, gestisce fascicoli per un totale di 3200 dipendenti regionali dislocati in tutte le sedi dell’ente interessato. Ogni dipendente possiede nell’archivio circa 100 pagine di documenti associati per un totale di 320.000 documenti gestiti dal sistema implementato.

Accanto ai problemi di archivio, la soluzione elimina anche tutte le azioni connesse alla copia ed alla distribuzione di documenti o fascicoli cartacei delineando un’operatività elettronica su tutto l’archivio ed annullando le inefficienze legate alla gestione cartacea dei documenti e dei fascicoli.

I vantaggi

Il vantaggio è tutto nell’efficienza e nella riduzione di costi di gestione cartacea, annullando 80 mila pagine l’anno solo per l’ufficio protocollo e archivio. Il risparmio di tempo è stato calcolato nella misura del 70% a partire dal primo anno. In termini economici si è calcolato un risparmio economico sulla base della riduzione costo-carta e costo-tempo di gestione pari a 465.000 Euro il primo anno e oltre 500.000 Euro a regime dal secondo anno in poi per il solo ufficio protocollo.