Conservazione sostitutiva

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Cos’è la conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, finalizzata alla conservazione digitale di varie tipologie di documenti fiscali, garantendone nel tempo la validità legale.

Grazie a questa soluzione, professionisti e imprese sono sollevati dall’obbligo di tenere un archivio cartaceo, con notevoli risparmi sui costi di stampa, archiviazione e gestione dei dati spesso per vari anni.

Comodità e semplicità

Vantaggi della conservazione sostitutiva

Eliminazione del supporto cartaceo per ogni tipo di documento fiscale.

Sensibile miglioramento nell’organizzazione dei dati.

Riduzione dei tempi e dei costi di gestione dell’archivio.

Maggiore rapidità di ricerca e reperimento dei documenti.

Modernizzazione dell’immagine aziendale.

Impresa e digitalizzazione

Come funziona la conservazione sostitutiva

In base al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 dicembre 2013, il sistema di conservazione è regolato da standard rigorosi per garantire l’autenticità, l’integrità e la reperibilità dei documenti archiviati.

L’archivio digitale si compone di pacchetti informativi, che comprendono:

  • pacchetto di versamento: le informazioni inviate al sistema di conservazione, secondo il formato predefinito descritto nel manuale di conservazione.
  • pacchetto di archiviazione: risultante dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento, secondo le specifiche contenute nell’allegato 4 del suddetto decreto.
  • pacchetto di distribuzione: le informazioni inviate dal sistema di conservazione all’utente in risposta a una richiesta.
Dalla digitalizzazione all’archiviazione

Le diverse fasi del processo

Digitalizzazione dei documenti

Scansione del cartaceo o importazione da spool se già in formato elettronico.

Salvataggio dei file

Salvataggio dei file su supporto magnetico con verifica, firma e marca temporale dei documenti digitali.

Archiviazione

Archiviazione presso data center in outsourcing per il periodo definito dalla legge per la tipologia del documento.

conservazione sostitutiva

Conservazione in outsourcing

Si tratta di un servizio di conservazione, a norma e certificato, esterno all’azienda, accessibile dal cliente tramite dispositivo elettronico.

Il responsabile della conservazione, su mandato del cliente, si occupa di creare autonomamente i pacchetti di versamento e archiviazione. In ogni momento e per qualsiasi necessità fiscale, il cliente può richiedere la generazione di pacchetti di consultazione e distribuzione.

Tipologie di documenti

Conservazione sostitutiva: per quali documenti si applica

La procedura si svolge nel rispetto della delibera CNIPA 11/2004 e decreti analoghi e può essere applicata alle seguenti tipologie di documenti: fatture, note di accredito, documenti di trasporto, libro giornale, registri IVA, LUL, CMR,…

I lavori di Dotcom

Case histories e clienti

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